河南省科学保健学会印章管理制度

为保证学会印章的合法性、严肃性和安全性，防范风险，有效地维护学会利益，制定本管理制度。

一、本制度所称印章包括学会公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。

二、本管理制度适用于学会公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、银行业务、投资、担保、债权债务划分、对外签署的合同、协议及其他使用印章的文本等。

三、印章授权管理和使用部门：

学会印章，由学会理事长授权以下部门分别管理和使用：

1. 学会行政章由综合办公室负责管理和使用。

2. 发票专用章、财务专用章、合同专用章、法定代表人印章由财务服务部主管负责管理和使用。

四、印章的刻制、启用与废止

1. 学会的所有印章由综合办公室统一刻制，印章的形体和规格，按国家有关规定执行。新章启用前由综合办公室负责登记、留样，并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章管理员）。

2. 凡因工作需要配置印章或更换印章需向综合办公室写出书面申请，经理事会通过、理事长批准后配置或更换印章。

3. 印章启用时由综合办公室下发《关于学会启用有关____专用章的通知》（详见本管理制度附件一），注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。

4. 综合办公室向印章管理员移交印章时，在启用通知上签字确认。

5. 不再使用的印章，应及时交回综合办公室，按规定进行封存或销毁处理。

6. 印章丢失时，印章管理员及时向综合办公室书面报告，综合办公室及时采取相关补救措施，并对责任人进行处罚。

7. 任何部门或个人不得擅自刻制印章，因私自刻制印章给学会造成的经济损失由当事人承担全额赔偿责任。

五、印章管理员的职责

1. 印章管理员凭《学会印章使用审批单》(附件二)审批意见使用印章，经办人填写“学会印章使用登记表”(附件四)。

2. 印章管理员负责妥善保管，严禁将印章转借他人。

3. 印章管理员因故不在岗位时，应指定他人代管印章，并向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

4. 印章管理员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章管理员有权拒绝。

5. 印章管理员不得在空白文本上加盖印章，因不按规定办理导致学会遭受经济损失的，由其承担全部赔偿责任。

6. 印章管理员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分，须填写《印章管理人员离职交接表》(附件三)办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。

7. 原则上禁止携带公章外出。如确需带出使用时，须经理事长批准方可带出，使用后及时交回。

六、登记、使用与管理

印章在综合办公室进行登记。综合办公室建立印章登记台账。

（一）学会公章的使用

1. 办理使用学会公章的事项，须由经办人填写《学会印章使用审批单》，经理事长（秘书长）审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章管理员，经审核审批手续齐备后用印。

2. 禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等加盖学会公章。

（二）合同专用章的使用规定

1. 对外签署的合同或协议，由经办人填写《学会印章审批单》，经部门领导审核，理事长审批后，由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。

2. 禁止在手写合同、合同项目内容填写不全或有涂改的合同上加盖合同专用章。

3. 对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。

（三）财务印鉴章日常工作使用的，由财务主管会计负责管理，无须办理审批程序。学会对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用学会财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。

（四）学会各类印章实行用印登记制度，印章管理员应每年将该期间填写的《学会印章使用印登记表》（附件四）及用印资料档案全部移交学会档案室存档。

七、责任及处罚

任何部门和个人必须严格依照本制度规定管理和使用印章，不按本制度规定管理和使用印章造成不良后果，由当事人承担相应责任。

八、本制度自2024年5月30日河南省科学保健学会学会常务理事会审议通过之日起开始实施。

附件1：关于启用印章的通知（模板）

附件2：河南省科学保健学会印章使用审批单

附件3：印章管理人员离职交接表

附件4：河南省科学保健学会印章使用登记表

附件1：关于启用印章的通知（模板）

关于学会启用有关_ 专用章的通知

各理事及会员：

根据《河南省科学保健学会印章管理制度》规定，由于 ，现学会已启用 ，该印章由学会 负责管理，专管人员为 。

特此函告！

附件：印章样式

年 月 日

新印章样式

附件2：河南省科学保健学会印章使用审批单

河南省科学保健学会印章使用审批单

年 月 日

附件3：印章管理人员离职交接表

印章专管人离职交接单

NO:__________

部门名称：___________________________________

离职交接印章名称：_______________________________

交接日期：_____年_____月____日

1、离职人员应当将本印章交付继任印章管理员，交接人双方的行为均应遵守《河南省科学保健学会印章管理制度》之规定。

2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致学会遭受的损失，无论学会何时发现，印章管理人均对前述损失承担相应责任。

3、其他说明：____________________________________

4、印章留样：

留样

本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

移交人：___________

________年___月___日

接收人：____________

_______年___月___日

印章授权人签字确认：_________

__________年___月___日

附件4：河南省科学保健学会印章使用登记表

河南省科学保健学会印章使用登记表