河南省科学保健学会档案管理制度

一、学会各门类档案做到由专人负责、专柜保存。坚持每年收集一次，对所收集材料进行科学分类，登记入柜。档案管理由学会秘书处（综合办公室）具体负责实施。

二、凡是反映学会相关活动形成的资料、上级来文与本学会活动相关、具有考察利用价值的各种载体形成的文件材料，均属归档范围。如重要的会议材料,包括通知、报告、决议、简报、请示、批复、总结、典型发言、会议记录、工作计划、统计报表、合同协议、等文件材料以及反映学会重要活动的照片、录音、录像等。

三、学会档案分为文件类、年会类、综合类、活动类、财务类等，采用文书立卷和电子文档两种形式进行管理保存。财务档案由财会人员单独整理立卷，其余档案由秘书处（综合办公室）负责。

四、各部门（包括各分会、各专委会）文件材料形成后，应按要求及时移交档案管理人员，按照类别归档保存；会议资料应在会议结束后，由筹备会议人员，负责在一周内向档案管理人员移交；音像资料应随时归档。年度档案应于次年3月底前，进行分类整理立卷。档案材料归档填写《档案材料移交（结受）清单》（附件1）

五、归档资料应客观、准确、完整、系统；文字材料应字迹清晰工整，耐久保存；立档案卷要标准规范，整齐划一，手续完备。

六、卷内文件资料应按序排列编号，并设登记簿，以备查阅。查阅档案材料要填写《档案查阅审批单》（附件2），经学会理事长或秘书长签字批准后，方可查阅，查阅后及时归还，防止丢失。重要资料内容应严格保密，不得扩散。

七、档案保管人员要加强专业知识学习，科学管理档案，做到防腐、防霉、防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬，确保档案的保存质量。

八、本制度自2024年5月30日河南省科学保健学会学会常务理事会审议通过之日起开始实施

附件1：档案材料移交（接受）清单

附件2.档案查阅审批单

附件1：档案材料移交（接受）清单

档案材料移交（接受）清单

移交部门：

移交人： 接收人：